HR 用飞书妙记做面试记录，真正的分界线在会前就要划好：AI 负责「说了什么」，人负责「说明什么」。把这两件事混在一份文档里，最后既拿不出可复核的记录，也做不出站得住的判断。下面这套流程按会前、会中、会后三段走，每一步都标了哪些环节必须由人完成。
把记录和评价拆成两份文件
一份是逐字稿，保留原话与时间戳，作用是复核；一份是评估表，按岗位能力维度打分，作用是决策。两份分开放，命名上就能区分，避免评估结论污染原始记录。评估表里每一条判断都要能指回逐字稿的某一句，指不回去的判断直接删掉。
副作用是面试官会更谨慎：当每句评价都要有原话支撑，「感觉他不太稳定」自然会被换成具体观察。
会前十分钟要定的事
设备：一台录音，另一台记笔记，不要两个都开着抢麦。位置：手机放在桌面中间偏候选人一侧，减少面试官声音压过对方。告知：开场明确说明本次面试会录音转写、用途仅限招聘评估、保存多久，得到同意再开始。
告知这一步不能省，也不能含糊成「方便记录一下」。同意是可以撤回的，候选人后续要求删除时要有可执行的路径，这需要在会前就想清楚存在哪个账号、谁能删、多久内删。
另外，把这次要考察的三个维度写在纸上。转写会给一大段话，没有维度就像没有筛子。维度别照抄岗位说明书，挑真正要验证的三条。
会中：追问留给人
有了转写，面试官最容易犯的错是低头看屏幕。转写是事后用的，会中帮不上忙；你一低头，候选人的表情、犹豫、语气这些信息就漏了。正确做法是只记时间点：听到关键回答时在纸上写一个时间，会后按时间跳转精听。
追问判断只能由人做。候选人说「这个项目我主导的」，要不要追问「你负责哪一段」，取决于他的层级和你的判断。回答太快太顺也不等于熟悉，可能是准备好的标准答案。
会后：让转写产出结构化笔记
先让工具出逐字稿与分段摘要，再自己按维度重排。提示词可以这样写：把这份面试转写按「项目经历、专业深度、协作方式、动机」四类归纳，每条结论后面标出对应原话和时间点；回答含糊或回避的问题单独列出；不要给录用建议。
「不要给录用建议」这句必须写进去。多数工具默认会输出一段综合评价，看起来专业，实际上把你的判断权拿走了一半。你要的是素材整理，不是结论。这个思路和把官方模板改成自己的提问方式是一回事：模板给结构，判断标准得自己填。
归纳完做一次核对：每条结论的原话点开听一遍。转写在口音、专业术语、多人抢话处错误率明显上升，一个说错的词可能让整段结论偏掉。
评分表和转写怎么对齐
| 面试环节 | 转写负责什么 | 人必须做什么 | 判断标准 |
|---|---|---|---|
| 开场与自我介绍 | 完整记录履历陈述 | 核对时间线与简历是否一致 | 空档期能否说清原因 |
| 项目深挖 | 保留原话与技术细节 | 判断回答是亲历还是转述 | 能说出具体取舍与失败原因 |
| 情景提问 | 记录假设条件下的回答 | 观察思考顺序，而不是结论 | 先问约束，再给方案 |
| 候选人反问 | 记录他主动关心的问题 | 判断关注点与岗位是否匹配 | 问题落在工作本身，而非福利 |
表的用法是：每个环节结束后立刻填一行，别等全部面完再回忆。隔一天再补，细节会掉一半。
录音与留存的边界
三条线提前定：谁能听（面试官与 HR，不扩散到用人部门群）、存多久（过了招聘周期就清）、怎么删（候选人提出后有明确责任人与时限）。这三条写进内部流程，比每次口头提醒有效。
评估依据也要收窄。性别、婚育、户籍、年龄这些与岗位能力无关的信息，不进评估表，也不作为追问方向。转写里出现了，归纳时直接剔除。这条不只为合规，也影响判断质量：无关信息越多，越容易盖住真正重要的证据。
转写记录按项目归档，面完一个岗位清一次。记录越积越多时，检索和删除都会变成负担，历史记录怎么分类与导出里的整理思路可以借用。
转写帮不上的三件事
它听不出言外之意。候选人对前公司评价时的停顿、被追问细节时的回避，转写里只有文字，判断要靠在场的人。多人同时说话时，说话人分离经常错位，一段话挂到另一个人名下，涉及关键结论的段落必须回听。
它也不能替你打分。把评分表丢给模型让它「给个分数」，得到的是基于语言表达的印象分，和岗位胜任力关系不大，反而给决策增加了一个看似客观的干扰项。转写解决记忆问题，不解决判断问题。当它给出的归纳和你的印象冲突时，按置信度不足就转人工的原则处理：回听原话，以原话为准。
转写准确率受录音质量影响很大。方言、专业缩写、会议室回声都会拉低质量，开放式办公区尤其明显。具体支持的语言、单次时长额度、导出格式以官方最新版本为准。
面试记录速查
- 开场先告知用途与保存期限，取得同意再录
- 会中只记时间点，不低头看屏幕
- 归纳提示词里写明：标原话位置，不给录用建议
- 每条评价能指回原句，指不回就删
- 留存期限与删除责任人事前定好
三个流程上的疑问
- 候选人拒绝录音怎么办？：尊重拒绝，改回纸笔记录，并在评估表里注明记录方式。不要用「不录就没法评估」施压，这会让候选人对流程产生负面判断，也会让后续沟通变得被动。
- 转写稿要不要给用人部门看？：给结论和依据摘要，不给全文。用人部门需要的是与岗位相关的判断，全文里大量与工作无关的个人信息，扩散范围越大，后续管理成本越高。
- 面试官口音重、转写错得多怎么处理？：先换麦克风位置，把设备放在说话人正前方一臂距离；仍不准就只保留关键段落的逐字稿，其余用摘要替代，并在评估表标注哪些内容是回听后确认的。
会议与课堂场景的转写整理另有一套按议题切分的方法，实时记录怎么用可以对照着看；面试转写的差别在于，它必须服务于一个可复核的评估结论。
