写周报最花时间的不是打字，是判断哪件事值得写、写在第几节。百度文库 AI 这类工具的定位偏"成稿"：你给素材和目的，它给结构、分段和措辞。它比通用对话工具更贴近文档形态，但离"能直接发出去"还有一段距离，这段距离就是你的判断。
三类材料，三种给法
周报给流水账，要的是结构；方案给约束，要的是逻辑链；PPT 给结论，要的是页面顺序。三类材料的输入方式完全不同，用同一句"帮我写个方案"开头，得到的都是模板。
可带走的判断是：给它的限制条件越多，输出越像你的材料；只给主题，输出就像网上的范文。预算、时间、读者、不能碰的红线，这几项给得越具体，返工越少。
周报：把流水账压成三行
结构固定成四段：本周结论三条、关键进展带数字、风险与需要的支持、下周计划。让它做的是归类和压缩，不是替你编进展。
具体动作：把二十条流水账贴进去，要求合并同类项、每条不超过二十五个字、保留数字。二十条压到八条以内，领导扫三十秒就能知道这周成了什么、卡在哪。
常见毛病是它会把"推进中"写成"已完成八成"。这种百分比没有依据，删掉，改成"已完成 A 环节，B 环节等对方接口"。描述状态比编进度有用。
方案：先挑漏洞，再成文
顺序反了，会得到一份读起来顺、但没有骨架的方案。先给它四样东西：目标、现状、约束、已有资源，要求它列出"这个方案最可能被质疑的五个点"。
把漏洞补完再让它成文。逻辑链是固定的：目标、现状差距、路径、资源、风险、验收。缺哪一环，评审时就会在哪一环被追问。
一份方案的说服力在约束里，不在形容词里。"在三个月内、两个人、预算有限的前提下做到某件事"，比"打造高效协同机制"有信息量。
PPT：一页一个判断
先出大纲，每页标题写成一句结论，不写名词短语。"三季度增长情况"是名词短语，"三季度的增长主要来自复购"是结论。后者才能让听众知道这页要说什么。
大纲确认后再排版。大纲改起来便宜，页面改起来贵，先做页面是常见的浪费。十五分钟的汇报，正文控制在十二页以内，剩下的放附件。
四类材料的输入与验收
| 材料 | 输入什么 | 验收标准 |
|---|---|---|
| 周报 | 二十条流水账、本周目标、关键数字 | 每条有数字或明确结果，没有"持续推进"这类空话 |
| 活动方案 | 预算上限、时间窗、目标人群、禁止事项 | 每个动作对应负责人和时间点，风险不少于三条 |
| 汇报大纲 | 听众身份、汇报时长、要拿到的决策 | 每页标题是结论句，页数与时长匹配 |
| 通知与制度 | 适用对象、执行日期、例外情况 | 条款无歧义，例外有处理路径 |
这张表可以当成交付前的检查单。四项里最容易漏的是"例外情况"，制度类材料出问题，多半出在例外没写。
数据和口径自己过一遍
它会把"约""左右"写成确定数字，也会把不同口径的数拼在一段里。核对三项：单位、时间范围、统计对象。三项对不上，这段话就得重写。
对外材料里的承诺、报价、时间节点，发出去前由负责人确认。工具不知道你和客户谈过什么，它只会把句子写圆。
一个经验：读起来越顺的数字，越要查。顺畅往往意味着它替你抹平了矛盾，而矛盾正是需要你解释的部分。
它写不出的部分
写不出你没提供的业务细节。它不知道上周那个项目为什么延期，也不知道哪个客户不能得罪，这些只能你自己补进去。
写不出真正的取舍。预算砍一半该砍哪里，它会给"优化结构、聚焦核心"这种没法执行的答案。取舍需要承担后果，工具不承担。
写不出组织内部的说话分寸。哪些话能写进周报、哪些只能当面说，它没有这个判断力。
还有模板腔。连续几篇材料用同一个工具，句式和过渡会越来越像，开头和结尾必须自己改，否则读的人一眼能看出来。
一次成稿的五步
- 先定读者和目的，一句话写清这份材料要解决什么
- 给它素材与约束，不要只给主题
- 先要大纲或漏洞清单，确认逻辑再要正文
- 数字、单位、时间范围逐项核对
- 开头结尾自己重写，去掉模板腔
三个使用中的问题
- 生成的方案看着完整但很空，怎么改？：空是因为缺约束。补三样：预算上限、不能动的人、截止时间。再要求"每个动作写出负责人角色和完成标志"，空话会立刻少一半。
- 能不能直接拿它生成的 PPT 去汇报？：结构可以用，页面要重排。它给的版式偏信息堆叠，汇报页要一页一个结论，图表换成自己数据源出的图。
- 涉密材料怎么处理？：未公开的经营数据、客户名单、合同条款不要放进在线文档。需要协作时用脱敏版本，或者走公司内部工具，别图省事。
材料写完只是开始。多人改同一份方案，品牌素材库和团队协作能避免版本满天飞；汇报稿想在路上听一遍，长文本转语音是个省事的办法；模板用久了会僵，把通用提示词改成自己的那三个动作，值得每年做一次。
