语雀的 AI 有两块能力：一块在编辑器里帮你写，一块基于你积累的知识库回答问题。前一块上手就会，后一块才是分水岭——同样一句提问，知识库整理过的人拿到的是带出处的答案，没整理过的人拿到的是似是而非的概括。差别不在 AI，在文档怎么放。
先修知识库，再开问答
知识库问答的效果，七成取决于文档结构。开问答之前先做四件事：一个知识库只装一类内容，制度、产品、项目各一个；文档标题写成「谁在什么场景解决什么问题」；每篇控制在一千到两千字；每篇顶部标适用范围、更新日期和负责人。
标题最值得花时间。「报销流程」不如「销售出差报销：住宿标准与超标处理」。「新建文档 3」这种标题，检索时等于不存在。标题里带上场景词，提问时用到的词才有机会命中。
超过两千字的文档要拆，按「一个问题一篇」切，不要按章节切。「第三章第二节」这种切法，单篇拿出来读不懂，命中后也只能给你半截答案。过期文档移到单独空间并标注失效日期，同一个流程留着三个版本，AI 很可能引用旧的那份，而且引得很自信。
提问要指文档，不要指领域
「报销怎么走」是领域提问，它会给你一段通用流程。「按《销售出差报销办法》第三节，说明住宿标准、超标审批人和超标部分怎么处理」是文档提问，它会去定位。两种问法得到的东西，一个只能看，一个能直接用。
追问要逐层收：头一层问定义和适用范围，第二层问流程和节点，第三层问例外和边界。三层问完，你对制度的理解通常比通读一遍完整，因为例外条款平时最容易被跳过。
多文档综合时，先让它列清单：这个问题用到哪几篇，各自提供了什么。清单不对，后面的结论不用看。需要跨几篇比对条件、找冲突时，可以把推理摊开，深度思考模式适合这类任务，单篇问答则没必要开。
写作助手适合改，不适合从零写
续写、润色、改写、扩写四个动作，适用场景不同。润色改表达，不动结构；改写可以换叙述顺序；扩写往骨架里填内容；续写最危险，它顺着你的语气往下编，读起来很像，事实未必对。
让它改之前先把标准说清：读者是谁、语气偏正式还是口语、控制在多少字、哪些术语必须保留。只说「帮我润色一下」，它会按通用公文腔改一遍，术语被换成近义词，反而更糟。
从零写不是不能用，是先自己列要点。五个要点给它，让它展开成段落；一个标题给它，让它自由发挥，出来多半是正确但空洞的套话。团队有固定文风的，把两三篇范文贴进去当参照，比描述「要专业一点」有效。提示词改编的三个动作讲的就是怎么按范文改指令。
四类知识库的整理方式
| 知识库类型 | 文档怎么切 | 必备字段 | 效果怎么验 |
|---|---|---|---|
| 制度流程 | 一个流程一篇，例外单独成篇 | 适用范围、生效日期、审批人 | 随机问五个流程，答案能指到条款 |
| 产品文档 | 按功能模块切，版本单独标注 | 适用版本、更新记录、关联功能 | 问版本差异时不混答 |
| 项目复盘 | 一个项目一篇，结论前置 | 时间、角色、关键决策、结果 | 能答出当时为什么这么选 |
| 客服问答 | 一问一篇，问题用客户原话 | 触发说法、处理步骤、升级条件 | 用真实提问测，命中率可数 |
这张表先定类型，再决定切法。四种类型混在一个知识库里，检索时互相干扰，答案会串。
答案要回原文核两件事
头一件是核日期。制度类内容有强时效，答案里没写依据哪一版，就点开引用看更新日期。第二件是核条件。多文档综合最容易丢条件，「可以报销」和「在标准内可以报销」是两个结论。
数字、金额、时限、审批层级这四类信息必须逐字核对。它们最容易被改写成近似值，「三个工作日」变成「三到五天」，读起来没差别，执行起来是两回事。
会议内容入库前要整理。原始转写有大量口语、重复和跑题，直接放进去会稀释检索效果。会议与课堂的实时记录解决的是「记下来」，入库前还得有人做「整理成条目」这一步。
它做不到什么
它不会替你治理知识库。文档乱，答案就乱；同一个问题有三份互相矛盾的文档，它会挑一份回答，不一定会告诉你还有另外两份。
图片、附件、扫描件里的信息，解析经常丢。流程图里的分支、表格里的合并单元格、PDF 批注，问答时可能整段消失。关键信息不要只放在图里。
权限外的东西它答不出，但它不会说「你没权限」，而是用通用知识补一个听起来合理的答案。这类回答最难识别，因为没有引用，语气却很确定。它也不知道哪篇是最新版本，你标了日期它才看，没标只能按检索得分排序。
开问答前的五项检查
- 一个知识库只装一类内容
- 标题带场景词，不出现「新建文档」
- 每篇标更新日期与负责人
- 旧版本移出主目录并标注失效
- 答案必须带引用，无引用不作数
