销售用腾讯文档 AI，省下来的时间主要在「翻记录」这件事上，而不是打字。客户档案、跟进进展、方案母版都在同一套在线文档里，AI 能对选中内容做摘要、提取字段、改写措辞。前提是这张表从一开始就按可检索的方式建；随手记的流水账，交给什么工具都理不出头绪。
一张表管客户，字段先定死
客户表至少八列：公司、联系人、职位、需求、预算区间、当前阶段、下一步动作、下次联系时间。前四列是静态信息，后四列每次沟通都要更新。字段定死的好处是能筛、能排序、能做视图，而不是每次找客户都靠搜索公司名。
阶段要用固定选项，不要自由填写。初步接触、需求确认、方案沟通、商务谈判、已成交、已搁置，这六种够用。自由填写的阶段，一个月后会冒出二十种说法，筛选功能就废了。
下一步动作要写成带日期的具体动作，比如「周四前把报价单发给张经理」，不要写「跟进」。前者能直接变成待办，后者只是安慰。下次联系时间也不能空着，空着的行会一直沉在表底。
沟通记录写成摘要，不写流水
每次沟通后补三行：客户说了什么、我们承诺了什么、下次要确认什么。这三行是给未来的自己看的，写得越短越容易被回看。把聊天记录或会议转写交给 AI 提炼成这三行，是这类工具最实在的用法。
提炼时给明确字段和字数上限，比如「每条不超过 40 字，只写事实，不写判断」。不加约束，它会写成一段带评价的总结，评价部分往往不准确，还会影响你下次的判断。
如果沟通是在线上会议里完成的，先把录音转成文字再提炼，能少漏口头承诺。会议记录的通用做法可以参考实时记录在会议中的用法。
方案用母版，只改客户相关段
方案文档里六成内容是重复的：公司介绍、服务范围、交付流程、团队配置。把这部分做成母版，每次复制一份，只改行业案例、需求对应和报价三块。AI 在这里负责改写措辞和调整结构，比如把通用案例改写成贴合客户行业的表达。
报价部分不要让 AI 自由发挥。价格、折扣、账期、赔付条款，必须从公司现行的授权表里取，AI 起草的版本只能当草稿。写完逐条对照授权范围，这一步省不得。
案例也不能编。客户案例一旦被追问细节，编的内容立刻露馅，损失的是整单信任。要用案例就用真实项目，把客户名替换成行业描述可以，把没做过的项目写成做过的不行。
四类场景的分工
| 场景 | 交给 AI 的部分 | 必须自己确认的部分 | 判断标准 |
|---|---|---|---|
| 客户建档 | 从名片、官网、聊天记录里提取字段 | 联系人职位、决策链、预算口径 | 字段能否直接用于筛选，不需二次整理 |
| 跟进记录 | 把沟通内容压成三行摘要 | 承诺事项与时间点 | 一周后回看能想起当时谈了什么 |
| 方案撰写 | 母版改写、结构重排、措辞调整 | 报价、交付周期、责任条款 | 每处数字都能在公司文件里找到出处 |
| 拜访准备 | 整理行业信息、生成问题清单 | 客户内部动态、历史遗留问题 | 问题清单里有一半是这次特有的 |
这张表的用法是：按场景看第三列，落在「必须自己确认」里的内容，无论 AI 写得多顺都要过一遍。
拜访前的问题清单怎么生成
把客户行业、公司规模、此前沟通记录一起给它，要求输出不超过五个问题，并标注每个问题想确认什么。好问题的特征是能改变下一步动作：预算归属、决策人、上线时间、对现有方案的不满之处、验收标准。
拿到清单后删掉两类：答案已经在记录里的，以及问了会让对方觉得你没做功课的。剩下的按重要性排序，现场不一定问完，但顺序要有，开场的两个问题尽量落在预算和决策人上。
还可以让它反向列一份「客户可能问、但我资料里没有答案」的清单。这份清单更适合用来在拜访前补材料，比临场编答案稳。要生成这类清单，提示词的结构可以参考现成提示词的改编方法。
它替代不了的部分
AI 不知道你和客户的关系温度。同样一句「再考虑一下」，老客户说的是流程，新客户说的是不满，这种判断只能靠人。它也不掌握公司的最新政策，价格调整、账期收紧这类信息如果没写进文档，它给你的答案就是过期的。
它更不会主动提醒你该联系谁。客户表要配视图和提醒才有用，工具本身不催人。还有一层：文档里的信息越全，泄露的代价越大，客户名单、成交价格、联系人电话一旦共享范围失控，损失不可逆。
客户信息分三档管
公开档：公司名、行业、公开报道，可以放进团队共享空间。内部档：联系人、需求、跟进记录，限项目组可见。敏感档：成交价格、折扣、合同条款，单独存放，按需授权。三档分开的好处是新同事入职时能给前两档，不必逐条删。
团队资料多的时候，用共享知识库做问答比翻文件夹快，权限设置可以参考共享知识库的分层做法。方案里要放公司 logo、标准色和产品图，统一从品牌素材库取，避免每个人手里的版本不一致。
销售用表速查
- 客户表八列，阶段用固定选项，下一步动作带日期
- 沟通记录三行：说了什么、承诺什么、下次确认什么
- 方案只改三块：行业案例、需求对应、报价
- 报价与条款逐条对授权表，案例只用真实的
三个补充问题
客户表已有几百条，旧数据怎么补？不要一次性全量清洗。先按「最近三个月有联系」筛出活跃客户补齐字段，剩下的等下次接触时再补。全量清洗通常做到一半就停，反而留下两套标准，比不补更难用。
多人同时更新一张表，怎么避免覆盖？拆成客户主表和跟进记录表。主表每人只改自己负责的行，跟进记录用追加方式写，不改旧行。追加式记录天然适合多人协作，也方便回看时间线。
AI 摘要和手写记录要不要都留？留摘要，原文另存。摘要放在表里供检索，原始聊天记录或会议转写归档到客户文件夹。真出争议时看原文，日常跟进看摘要。
